FAKULTAS TEKNIK DAN MANAJEMEN INDUSTRI - MANAJEMEN PROYEK

FAKULTAS TEKNIK DAN MANAJEMEN INDUSTRI - MANAJEMEN PROYEK

Download file docs : BAB I Manajemen Proyek

Manajemen Proyek adalah salah satu mata kuliah pilihan di Jurusan Teknik dan Manajemen Industri Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Pengalaman saya belajar mata kuliah ini, hari ini saya di arahkan untuk merencanakan sebuah proyek. Proyek tersebut adalah merencanakan sebuah usaha, usaha tersebut adalah merencanakan membuat sebuah pabrik. Proses perencanaan sebuah pabrik ini direncankan bersama dengan kelompok yang sudah ditentukan. 

kelompok saya ini beranggotakan 9 orang yang terdiri dari 4 perempuan dan 5 laki - laki. Setelah Penjelasan Dosen mengenai perencanaan berakhir kami pun berdiskusi mengenai nama pabrik yang akan kami rencanakan, maksud nama disini adalah , kami harus merencanakan ingin membuat pabrik "pembuatan apa" bukan nama dari pabrik yang rencananya akan kami buat  :) 

Dengan memikirkan apa yang akan dibuat dalam perencanaan pabrik ini, kami merasakan kebingungan yang cukup lama, maklum kami belum pernah terjun ataupun sekedar merencanakan tentang hal seperti ini sebelumnya. 

Saya akan membagikan Materi yang diambil dari buku Manajemen Proyek Ir.Abrar MT

Download file docs : BAB I Manajemen Proyek

BAB I

MANAJEMEN PROYEK

1.1  PENDAHULUAN

Kemajuan dalam kegiatan industri pada beberapa aspek memerlukan manajemen atau pengelolaan yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, keekonomisan, keterpaduan, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam rangka memperoleh hasil akhir yang sesuai harapan. Pengelolaan suatu kegiatan dengan investasi berskala besar dan tingkat kompleksitas yang sangat sulit membutuhkan cara teknik/ metode yang teruji, sumber daya yang berkualitas, serta penerapan ilmu pengetahuan yang tepat dan up to date.

Manajemen sebagai ilmu mengelola suatu kegiatan yang skalanya dapat bersifat kecil atau bahkan sangat besar, mempunyai ukuran tersendiri terhadap hasil akhir. Dengan menerapkan prinsip – prinsip dasar manajemen yang sama oleh individu atau organisasi yang berbeda, hasil akhir proses manajemen dapat berbeda satu sama lain. Ini karena ada perbedaan – perbedaan budaya, pengalaman, lingkungan, kondisi sosial, tingkat ekonomi, karakter sumber daya manusia serta kemampuan untuk menguasai prinsip – prinsip dasar manajemen.

Perkembangan ilmu pengetahuan tentang manajemen berjalan beriringan dengan perkembangan praktis yang terjadi sehari – hari dalam laju kemajuan implementasi prinsip – prinsip manajemen pada masyarakat. Pengalaman selama proses implementasi memberikan suatu data primer yang berguna untuk mengembangkan teori – teori manajemen agar menjadi lebih luas dan mempunyai nilai tambah, sehingga dapat menyesuaikan dengan perubahan – perubahan yang terjadi dan memberikan kontribusi bagi perkembangan ilmu manajamen baik secara teoritis maupun praktis.

Untuk memberikan gambaran tentang manajemen, selanjutnya diuraikan ruang lingkup manajemen, seperti definisi dan kegiatan – kegiatan dalam manajemen, manajemen proyek, karakteristik proyek, stakeholder ( pemangku kepentingan ) pada proyek serta organisasi proyek, kontrak - kontrak pada proyek, kinerja proyek, manajemen lingkungan, manajemen resiko serta sistem informasi manajemen proyek yang dijelaskan dalam uraian berikut :
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek

Download file docs : 1.3.1 Siklus Proyek 

1.2  DEFINISI DAN ASPEK – ASPEK DALAM KEGIATAN MANAJEMEN PROYEK

Manajemen

Suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri dari kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian terhadap sumber – sumber daya yang terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien.

Tujuan Manajemen

Mendapatkan metode atau cara teknis yang paling baik agar dengan sumber – sumber daya yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal ketepatan, kecepatan, penghematan dan keselamatan kerja serta komprehensif. 

Unsur – unsur Manajemen

Tujuan: sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya, mutu, waktu dan keselamatan.

Pemimpin : mengarahkan orgnisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan.

Sumber – sumber daya yang terbatas: manusia, modal/biaya, peralatan dan material

Kegiatan : Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengendalian.

Perencanaan (Planning)

Pada kegiatan ini dilakukan antisipasi tugas dan kondisi yang ada dengan menetapkan sasaran dan tujuan yang harus dicapai serta menentukan kebijakan pelaksanaan, program yang akan dilakukan, jadwal waktu pelaksanaan, prosedur pelaksanaan secara administrative dan operasional serta alokasi anggaran biaya dan sumber daya.

Perencanaan harus dibuat dengan cermat, lengkap, terpadu dan dengan tingkat kesalahan paling minimal. Namun hasil dari perencanaan bukanlah dokumen yang bebas dari koreksi karena sebagai acuan bagi tahapan pelaksanaan dan pengendalian, perencanaan harus terus disempurnakan secara iterative untuk menyesuaikan dengan perubahan dan perkembangan yang terjadi pada proses selanjutnya.
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek
Download file docs : 1.3.1 Siklus Proyek 

Pengorganisasian (Organizing)

Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pegelompokan jenis – jenis pekerjaan, menentukan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab personel serta meletakkan dasar bagi hubungan masing – masing unsur organisasi. Untuk menggerakkan organisasi, pimpinan harus mampu mengarahkan organisasi dan menjalin komunikasi antarpribadi dalam hierarki organisasi. Semua itu dibangkitkan melalui tanggung jawab dan partisipasi semua pihak.

Struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan proyekk dan kerangka penjabaran tugas personel penanggung jawab yang jelas, serta kemampuan personel yang sesuai keahliannya, akan diperoleh hasil positif bagi organisasi. 
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek

Pelaksanaan (Actuating)

Kegiatan ini adalaha implementasi dari perencanaan yang telah ditetapkan, dengan melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguhnya secara fisik atau non fisik sehingga produk akhir sesuai dengan sasaran daan tujuan yang telah ditetapkan. Karena kondisi perencanaan sifatnya masih ramalan dan subyektif serta masih perlu penyempurnaan, dalam tahapan ini sering terjadi perubahan – perubahan dari rencana yang telahditetapkan.

Biasanya pada tahapan pelaksanaan, pihak – pihak yang terlibat lebih beragam. Oleh karena itu, dibutuhkan koordinasi terpadu untuk mencapai keserasian dan keseimbangan kerja. Pada tahapan ini juga telah ditetapkan konsep pelaksanaan serta personel yng terlibat pada organisasinya, kemudian secara detail menetapkan jadwal, program, alokasi biaya, serta alokai sumber daya yang digunakan.

Pengendalian ( Controlling )

Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa program dan aturan kerja yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan penyimpangan paling minimal dan hasil paling memuaskan. Untuk  itu dilakukan bentuk – bentuk kegiatan seperti berikut :

·         Supervisi : melakukan serankaian tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi yang telah ditetapkan, agar dalam operasional dapat diakukan secara bersama – sama oleh semua personel dengan kendai pengawas.

·         Inspeksi: melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjamin spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan.

·         Tindakan Koreksi : melakukan perubahan dan perbaikan terhadap rencana yang telah ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.

Proses dalam manajemen sifatnya umum dan dapat digunakan dalam berbagai kegiatan/bidang yang membutuhkan pengelolaan yang sistematis, terarah serta memiliki sasaran dan tujuan yang jelas. Macam dan bidang yang menggunakan ilmu manajemen adalah manajemen pemerintahan, manajemen industri, manajemen perusahaan, manajemen sumber daya, manajemen proyek, dan lain sebagainya. Untuk manajemen proyek biasanya kurun waktu dibatasi oleh program – program yang sifatnya sementara dan berakhir bila sasaran dan tujuan organisasi proyek sudah tercapai. Bila membuat proyek sejenis pada waktu sesuadahnya biasanya sasaran dan tujuannya lebih inovatif dengan memodifikasi program – program sebelumnya.
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek

Proyek :

Gabungan dari sumber – sumber daya seperti manusia, material, peralatan dan modal/ biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan.

Dari semua uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlia, dan keterampilan. Cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu, serta keselamatan  kerja. 

Dari Gambar 1.1 dapat diuraikan bahwa proses manajemen proyek dimulai dari kegiatan perencanaan hingga pengendalian yang didasarkan atas input – input seperti tujuan dan sasaran proyek, informasi dandata yang digunakan, serta penggunaan sumber daya yang benar dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.

Dalam proses sesungguhnya, pemimpin dengan dengan wewenang yang ada dalam organisasi proyek mengelola dan mengarahkan segala perangkat dan sumber daya yang ada dengan kondisi terbatas, tetapi  berusaha memperoleh pencapaian paling maksimal sesuai dengan standar kinerja proyek dalam hal biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.

Untuk mendapatkan produk akhir yang maksimal, segala macam kegiatan pada proses manajemen proyek direncanakan dengan detail dan akurat untuk mengurangi penyimpangan – penyimpangan. Dan bila ada tindakan koreksi dalam proses selanjutnya, diusahakan koreksi tersebut tidak terlalu banyak.  

Download file docs : BAB I Manajemen Proyek
Download file docs : 1.3.1 Siklus Proyek 

1.1.1        ASPEK – ASPEK DALAM MANAJEMEN PROYEK

Dalam manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah yang mungkin timbul ketika proyrk dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat diidentifikasi dan menjadi masalah dalam manajemen proyek serta membutuhkan penanganan yang cermat adalah sebagai berikut :

·         Aspek Keuangan : Masalah ini berkaitan dengan pembelanjaan dan pembiayaan proyek. Biasanya berasal dari modal sendiri dan/ atau pinjaman dari bank atau investor dalam jangka pendek atau jangka panjang.

Pembiayaan proyek menjadi sangat krusial bila proyek berskala besar dengan tingkay kompleksitas yang rumit, yang membutuhkan analisis keuangan yang cermat dan terencana.

·         Aspek Anggaran Biaya : masalah ini berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian biaya selama proyek berlangsung. Perencanaan yang matang dan terperinci akan memudahkan proses pengendalian biaya, sehingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran yang direncanakan. Jika sebaliknya, akan terjadi peningkatan biaya yang besar dan merugikan bila proses perencanaan salah.

·         Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia : Masalah ini berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi SDM selama proyek berlangsung yang berfluktuatif. Agar tidak menimbulkan masalah yang kompleks, perencanaan SDM didasarkan atas organisasi proyek yang dibentuk sebelumnya dengan melakukan langkah – langkah, proses staffing SDM,deskripsi kerja, perhitungan beban kerja, deskripsi wewnang dan tanggung jawab SDM serta penjelasan tentang sasaran dan tujuan proyek.

·         Aspek Manajemen Produksi : Masalah ini berkaitan dengan hasilakhir dari proyek; hasil akhir proyek negative bila proses perencanaan dan pengendaliannya tidak baik. Agar hal ini tidak terjadi, maka dilakukan berbagai usaha untuk meningkatkan produktivitas SDM, meningkatkan efisiensi proses produksi dan kerja, meningkatkan kualitas produksi melalui jaminan mutu dan pengendalian mutu.

·         Aspek Harga : Masalah ini timbul karena kondisi eksternal  dalam hal persaingan harga, yang dapat merugikan perusahaan karena produk yang dihasilkan membutuhkan biaya produksi yang tinggi dan kalah bersaing dengan produk lain.

·         Aspek Efektivitas dan Efisiensi : Masalah ini dapat merugikan bila fungsi produk yang dihasilkan tidak terpenuh/ tidak efektif ataudapat juga terjadi bila faktor efisiensi tidak terpenuhi, sehingga usaha produksi membutukan biaya yang besar.

·         Aspek Pemasaran : Masalah ini timbul berkaitan dengan perkembangan faktor eksternal sehubungan dengan persaingan harga, strategi promosi, mutu produk serta analisispasar yang salah terhadap produksi yang dihasilkan.

·         Aspek Mutu : Masalah ini berkaitan dengan kualitas produk akhir yang nantinya dapat meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan bagi pelanggan.

·         Aspek Waktu : Masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya bila terlambat dari yang direncanakan serta akan menguntungkan bila dapat dipercepat.
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek

1.2  KARAKTERISTIK DAN SIKLUS PROYEK

Timbulnya suatu proyek, dalam kurun waktu yang dibatasi, biasanya disertai dengan kebutuhan – kebutuhan yang sifatnya mendesak karena tuntutan pengembangan dan tingkat pertumbuhan sosial dan ekonomi dari suatu lokasi atau daerah tertentu. Proyek biasanya difasiitasi oleh pemerintah atau dapat juga dilatarbelakangi semata – mata oleh manfaat ekonomis, yang biasanya dilakukan oleh sector swasta.  

Besar kecilnya proyek yang biasa difasilitasi oleh pemerintah menentukan jumlah keterlibatan sumber daya. Karena itu, nilai sosialdan ekonomis proyek terhadap pertumbuhan suatu daerah menjadi pertimbangan penting dalam perwujudannya. Proyek – proyek yang besar biasanya dipenuhi dengan kegiatan – kegiatan yang membutuhkan dukungan dan suplai sumber daya seperti tenaga kerja, material, peralatan dan modal yang besar pula, sehingga sangat mempengaruhi pertumbuhan ekonomi dari hulu sampai hilir pada daerah lokasi proyek tersebut.  Manfaat yang diperoleh dari kegiatan investasi ini dapat berupa penyerapan sumber daya yang cukup besar, peningkatan hasil akhir yang lebih efektif dan efisien, penghematan devisa, dan lain sebagainya.  

Besar kecilnya jenis proyek juga dapat memberikan indikasi kegiatan utama yang dilakukan didalamnya. Masing –masing proyek biasanya mempunyai karakteristik tersendiri dalam kegiatan yang dilakukan, tujuan dan sasaran, serta produk akhir. Untuk lebih jelas, berikut ini diuraikan jenis proyek berdasarkan komponen kegiatan utama dan produk akhir.

§  Proyek Konstruksi : kegiatan utamanya adalah studi kelayakan, design engineering, pengadaan dan konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, pelabuhan, jalan raya, dan sebagainya, yang biasanya menyerap kebutuhan sumber daya yang besar serta dapat dimanfaatkan oleh orang banyak.

§  Proyek Industri Manufaktur : Kegiatan utamanya adalah design engineering, pengembangan produk, pengadaann, manufaktur, perakitan, uji coba terhadap produk serta pemasaran. Produknya dapat berupa kendaraan, alat elektronik, bahan tekstil, pakaian,serta lainnya yang dapat diproduksi dalam jumlah massal,penggunaanya dapat bersifat individu atau dapat digunakan orang banyak.

§  Proyek Penelitian dan Pengembangan : kegiatan utama pada proyek ini adalah melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan produk tertentu. Proses pelaksanaan serta lingkup kerja yang dilakukan sering mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan tujuan akhir proyek. Tujuan proyek dapat dapat berupa memperbaiki atau meningkatkan produk, pelayanan, atau metode produksi.

§  Proyek Padat Modal : jenis proyek ini tidak diartikan berdasarkan komponen kegiatannya saja, tetapi lebih kepadajumlah dana capital yang digunakan dengan jumlah cukup besar. Proyek padat modal tidak selalu berarti padat tenaga kerja, namun dapat saja proyek dengan teknologi tinggi yang membutuhkan biaya besar dengan tenaga kerja secukupnya. Sebagai contoh adalah proyek pembebasan lahan, pembelian material dan peralatan dengan jumlah besar, pembangunan fasilitas produksi, dan lain sebagainya.

§  Proyek Pengembangan Produk Baru : Proyek ini merupakan gabungan antara proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal, lau dilanjutkan dengan mendirikan unit percobaan dalam bentuk pilot plan. Setelah hasil uji coba berhasil dan dapat diproduksi secara massal, dilanjutkan dengan proyek padat modal untuk membangun fasilitas produksi sesuai dengan kapasitas yang diinginkan.  

§  Proyek Pelayanan Manajemen : Proyek ini berkenaan dengan kegiatan – kegiatan spesifik suatu perusahaan dimana produk akhirnya berupa jasa atau dalam bentuk nonfisik. Laporan akhir dari proyek dapat dipakai oleh perusahaan pemilik proyek sebagai rekomendasi untuk pedoman pelaksanaan, serta efisiensi pengelolaan suatu pekerjaan. Contoh jenis proyek ini adalah proyek pengemabangan sistem informasi perusahaan, perbaikan efisiensi kinerja perusahaan, dan sebagainya.

§  Proyek Infrastruktur : Proyek ini biasanya berkaitan dengan penyediaan kebutuhan masyarakat secara luas dalam hal prasarana transportasi, pembangunan waduk pembangkit tenaga listrik, pengairan sawah,sarana instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum. Biasanya proyek ini padat modal dan padat karya yang mendapat bantuan pinjaman dari donator luar negeri dengan pinjaman jangka panjang, yang pembayaran serta pengelolaan dananya dilakukan oleh pemerintah atau dapat juga dengan investasi pihak swasta kemudian pemerintah memberi konsesi.

Kompleksitas proyek dapat ditunjukkan berdasarkan skala proyek, modal yang ditanamkan, sumber daya,tingkat keunikan, hubungan internal dan eksternal pada proyek, serta toleransi penyimpangan yang dapat diterima. Besar kecil proyek tidak dapat menentukan kompleksitas proyek karena proyek kecil dapat saja lebih kompleks pengelolaannya daripada proyek besar.

Keunikan proyek membutuhkan cara penangan yang berbeda – beda. Sebagai contoh jenis proyek konstruksi memiliki keunikan dan kompleksitas tersendiri karena lokasi site, keadaan alam, querry, tenaga kerja local yang berganti – ganti, keterampilan tenaga kerja yang relative rendah, lokasi dilapangan terbuaka dengan keadaan cuaca yang berubah – ubah, jumlah SDM yang terlibat cukup banyak, penggunaan peralatan dari skala kecil dan pengelolaaanya akan berbeda walau jenis konstruksinya sama. Dengan keadaan diatas, tingkat kelalaian serta toleransi penyimpangannya cukup besar, yang sebanding dengan tingkat komleksitas proyek, karena itu pencapaian kinerja proyek masih di bawah proyek – proyek manufaktur.  

Proyek manufaktur dengan penggunaan sumber daya yang relative lebih sedikit dan tingkat kualitas sumberdaya yang cukup,lokasi proyrknya cenderung tertutup, toleransipenyimpangan terhadap produk akhirnya dapat ditekan dengan teknologi yang lebih maju, cara pengendalian lebih sistematis serta tingkat kecermatan lebih tinggi, produk akhirnya lebih terukur dan presisi daripada proyek konstruksi, serta lebih mudah sempurna sesuai sasaran dan tujuan proyek, dengan toleransi penyimpangan (dalam hal pemenuhan kualitas, keselamatan serta biaya/harga bersaing) paling minimal karena akan sangat berpengaruh terhadap perusahaan ketika produk akhir dilepas kepada masyarakat. Sedangkan untuk proyek infrastruktur, yang biasanya jumlah modalnya sangat besar,langsung ditangani oleh pemerintah dengan dana APBN atau dana APD.

Namun kecenderungan yang terjadi sekarang adalah mengurangi peran pemerintah dan memberi peran yang lebih besar kepada pihak swasta dengan alasan – alasan efisiensi danefektivitas proyek,dana dan anggaran pemerintah yang terbatas,  subsidi ke masyarakat dikurangi serta untuk mendapatkan akuntabilitas serta transparansi penyelnggaraanproyek. Pihak pemerintah lebih berperan sebagai fasilitator yang memberikn aturan – aturan kebijakan yang tidak merugikan masyarakat maupun investor.

Konsekuensinya adalah pihak swasta mengeluarkan sejumlah biaya lalu diberi hak pengelolaan dengan konsesi penyelenggaraan dan pemungutan biaya kepada masyarakat serta kepemilikan asset dalamkurun waktu tertentu sesuai kesepakatan antara pihak pemerintah dan swasta. Pihak swasta dengan modal yang ada diberi otoritas yang proporsional. Mereka mengajukan proposal atau diundang pemerintah dalampengembangan dan pengelolaan proyek infrastruktur yang akan dibangun sejak pernecanaan hingga penyerahan kembali kepada pemerintah.

Skema tersebut seringdisebut sebagai Build Operate Transfer (BOT), dimana pembiayaan proyek oleh swasta secara penuh atau sebagian dan kepadanya diberikan hak penyelenggaraan dalam kurun waktu tertentu, kemudian pihak pemerintah mengambil alih seluruh asetproyek dan menjadi penyelenggara selama umur sisa proyek dan bahkan dapat saja tanpa melakukan pungutan biaya bila secara finansialtelah menguntungkan dalam rangaka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Skema BOT diperkenalkan pertama kali oleh PM Turki Turgut Ozal pada awaltahun 1980-an dan selanjutnya oleh Mark Augenblick. Dalam bukunya pada tahun 1990, Scott Custer Jr. Menguraikan alasan lahirnya BOT di negara – negaraberkembang karena pertumbuhan ekonomi yang meningkat. Pada tahun – tahun berikutnya konsep BOT makin banyak dipakai untuk proyek infrastruktur oleh Negara berkembang. 
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek