Faktor - Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Proyek

 Fakultas Teknik dan Manajemen Industri -Faktor - Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Proyek

DEFINISI PROYEK

Sebuah Proyek Adalah :

Komplek, tidak rutin, usahanya dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya dan spesifikasi k inerja yang disign untuk memenuhi kebutuhan pelanggan

Tujuan manajemen Proyek :

1. tidak hanya untuk mendapatkan keuntungan (Proyek-proyek yang berorientasi keuntungan terkait dengan perusahaan, jasa dan properti)
2. bersifat sosial benefit. (Proyek-proyek yang bergerak pada sektor publik atau pemerintahan)

berdasarkan tujuan di atas  dapat disimpulkan bahwa manajer proyek harus mempertimbangkan kapan proyek dimulai   dan kapan proyek dapat diakhiri dalam penjadwalan waktu yang tepat, sehingga proyek akan mempunyai nilai tambah (value added) dan nilai guna (value in use)

 FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILANPROYEK

1. Misi Proyek

Berupa penentuan tujuan utama proyek dan menentukan arahan serta aturan umum yang akan digunakan dalam operasionalisasi proyek.

Tujuan :

Memberikan penjelasan kepada seluruh tim anggota proyek yang terlibat dalam operasional proyek

2. Dukungan Top Manajemen

Berupa kesediaan untuk menyediakan sumber daya dan wewenang demi kesuksesan proyek, karena top manajemen berperan sebagai tutor dan fasilitator dalam mengimplementasikan rencana terhadap tujuan organisasi

Tujuan

Top manajemen mempunyai komitmen terhadap kesuksesan proyek

3. Rencana Proyek

Penjadwalan dan rencana kerja yang berupa uraian rincian tentang spesifikasi keahlian tenaga kerja yang dibutuhkan serta rencana kerja rinci dari tahap ke tahap dalam operasional proyek

Tujuan

-          Untuk menjamin  proyek dapat terlaksana dengan efektif

-          Sebagai alat ukur kemajuan oparionalisasi proyek

-          Untuk mengetahui unsur kelayakan secara teknis maupun ekonomis

4. Konsultasi dengan pelanggan

Memberikan gambaran hasil yang dibutuhkan oleh pelanggan yang akan menjadi pemakai hasil proyek

Tujuan

Untuk memberikan dukungan terhadap pelaksanaan proyek

5. Pelaksana

Merupakan suatu peran yang menentukan keberhasilan suatu proyek

Tujuan

Untuk melakukan rekrutmen dan seleksi tenaga kerja sesuai dengan keterampilan pelaksanaan proyek

1. Tugas-tugas teknis

Ketersediaan peralatan, teknologi, dan keahlian yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek

Tujuan

-          Menyediakan tenaga operasionalisasi proyek sesuai dengan kebutuhan

-          Memanfaatkan peralatan teknologi dan keterampilan dalam menjalankan pekerjaan

2. Kepercayaan Pelanggan

Merupakan kesediaan menerima terhadap hasil kerja proyek

Tujuan

-          pelanggan akan menerima hasil pekerjaan proyek

-          menjaga tingkat intensitas hubungan pelaksana proyek dengan pemakai

3. Pengawasan dan umpan balik

Merupakan pengawasan menyeluruh terhadap seluruh aktifitas disetiap tahapan proyek dalam operasionalisasi proyek

Tujuan

-          Sebagai pembanding antara realisasi dengan rencana

-          Pemimpin proyek agar memiliki kemampuan untuk mengantisipasi masalah

-          Untuk menjaga penilaian pelaksanaan dan memastikan tidak ada satupun pekerjaan yang tertinggal

4. Komunikasi

Interaksi informasi dan data terkini untuk seluruh pelaku dalam operasional proyek

Tujuan

-          Untuk memfasilitasi masing-masing variabel  penentu kesuksesan proyek

-          Untuk memberikan informasi yang terbaru antara pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek

5. Pemecahan Masalah

Kemampuan untuk menangani keadaan kritis yang tidak diharapkan

Tujuan

-          Agar mampu mengendalikan jika terjadi penyimpangan dan yang direncanakan

-          Perlunya mekanisme pemecahan masalah yang ditetapkan dalam rencana operasional proyek.

-          Untuk mempermudah menejer proyek dalam mengatasi masalah dan mengatasi masalah potensial yang timbul

FAKTOR-FAKTOR PENENTU KEBERHASILANPROYEK

1. Teknologi

Teknologi merupakan bagian dari proyek yang mempunyai dampakbesar pada kesuksesan proyek

Teknologi yang digunakan manajemen atau tim proyek antara lain :

a.       Mengukur kemajuan proyek

b.      Mempunyai ide-ide umum dari teknologi yang dapat mewujudkan sesuatu yang diharapkan

c.       Tidak menjadi halangan ketika langkah dan perkembangannya lambat

2. Organisasi

Faktor-faktor organisasional yang berdampak pada kelangsungan hidup proyek

Faktor-faktor organisasional yang dimaksud diantaranya adalah :

a.      Internal competition

Untuk memberikan motivasi tim proyek dan juga sumber daya yang berkualitas

b.      Managemen support and the Company’s market strategi

Berperan sebagai penyedia sumber daya, pengarah pelaksanaan proyek dan fasilitator dalam mengimplementasikan tujuan organisasi

  

1. Kekuatan-kekuatan Pasar

Persaingan perusahaan di dalam pasar berpengaruh kuat pada kelangsungan proyek baru maupun proyek yang adakan datang

2. Perencanaan

Merupakan faktor penting dagi kegagalan dan kesuksesan proyek

Kegunaan :

a.       mengurangi resiko dan meningkatkan kualitas

b.      sebagai dasar perencanaan dan pengoranisasian yang lebih efektif dari pengalaman tim proyek

3. Tim Proyek

Kemampuan tim dalam melaksanakan kinerja dalam sebuah tim yang akan memiliki komitmen dan spesifikasi sesuai dengan persyaratan yang diperlukan proyek

Tujuan :

a.       Memberikan komitmen

b.      Aantusias

c.       Melakukan koordinasi

d.      Menyelesaikan konplik yang timbul

4. Faktor Ekonomi

Merupakan frekuensi perputaran investasi yang dapat menunjukkan kesusesan dan kegagalan sebuah proyek

Tujuan :

a.       agar proyek mampu mengembalikan invertasi dengan cepat, sedang atau gagal

b.      perusahaan membuat ukuran baku berkaitan dengan kondisi financial (pendapatan)

c.       melakukan evaluasi setiap akhir proyek

5. Lain-lain

Faktor-faktor lain yang dapat berpengaruh terhadap kesuksesan dan kegagalan dalam sebuat proyek

Contoh :

a.       peraturan pemerintah yang baru

b.      masalah-masalah yang berkaitan dengan hak paten kepemilikan

c.       pengaruh lingkungan baru.

 METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK

Merupakan sebuah model untuk menjelaskan hubungan antara faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan operasionalisasi proyek.

Kesuksesan proyek ini didukung dengan 3 variabel yaitu :

1. implementataion process

kesuksesan operasionalisasi proyek diukur dengan menggunakan variabel

-          jadwal

-          anggaran

-          kepuasan pelanggan

2. perceived value of project

persepsi manfaat proyek diukur dengan menggunakan variabel

-          pemecahan masalah bagi pelanggan

-          peningkatan pengambilan keputusan

-          pengaruh positif

-          peningkatan aktivitas

3. client statisfaction

kepuasan pelangganm diukur dengan variabel

-          pelaksanaan proyek

-          penggunaan oleh pelanggan

-          manfaat pelanggan

PERANCANGAN TATA LETAK FASILITAS (PTLF)

 Fakultas Teknik dan Manajemen Industri PERANCANGAN TATA LETAK FASILITAS (PTLF)

MERANCANG PROSES

Dalam membuat setiap produk, pemberian jasa, atau pelaksanaan setiap kegiatan mandiri, orang yang mengerjakannya mengikuti satu urutan langkah tertentu yang telah ditentukan. Langkah-langkah yang telah ditentukan untuk membuat produk atau jasa secara lebih efektif , atau lebih seragam biasanya disebut operasi. Satu urutan operasi dan kegiatan yang berkaitan disebut proses. Dan pekerjaan yang melibatkan penganalisaan produk atau jasa, dan penentuan operasi  serta peralatan/mesin yang dibutuhkan disebut rancangan proses. Pada bagian ini akan mengemukakan faktor-faktor, aturan dan teknik-teknik yang tercakup  dalam perancangan proses (termasuk pemilihan peralatan) sehingga operasi, peralatan, pegawai, dan bahan dapat disusun menurut hubungan satu sama lain yang tepat. Susunan hal-hal tersebut merupakan tata letak pabrik atau rancangan fasilitas.

3.1  Prosedur merancang produksi

Kenyataannya proses merancang produksi mencakup sejumlah kegiatan yang melibatkan sejumlah orang atau departemen. Bagian perancangan proses di dalam prosedur perancangan produksi meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.      Analisis produk atau jasa.

2.      Penentuan operasi apa yang diperlukan untuk memproduksi atau melaksanakannya.

3.      Bagaimana semua itu dilaksanakan.

4.      Mesin, peralatan, perkakas, dan fasilitas apa yang diperlukan.

5.      Patokan baku apa yang akan mengatur pelaksanaannya.

Fungsi perancangan proses biasanya menghasilkan :

1.      Sketsa operasi

2.      Pengurutan atau spesifikasi

3.      Gambar tata letak perkakas

4.      Lembaran operasi

5.      Lembaran instruksi rincian operasi

6.      Gambar awal tata letak tempat kerja

7.      Sketsa awal tata letak

Fungsi perancangan proses mencakup kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1.      Perencanaan pra-produksi

2.      Pengkajian kelayakan proses

3.      Pengkajian kemampuan proses

4.      Pengkajian kapasitas proses

5.      Pengembangan peralatan dan proses

6.      Rancangan proses

7.      Pengembangan dan rancangan peralatan dan perkakas

8.      Evaluasi operasi produksi

9.      Perencanaan operasi pengerjaan ulang atau operasi tambahan

10.  Perkiraan ongkos produksi

11.  Analisis kapasitas pengilangan

12.  Persiapan bagi perubahan produk, model, dan rancangan

13.  Kemasan serta metoda dan proses pengepakan

14.  Perencanaan jangka panjang sehubungan dengan peralatan

15.  Prosedur perencanaan

Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan jika seseorang akan merancang proses yang efisien

1.3.1 SIKLUS PROYEK

 Materi Lanjutan dan merupakan  dari BAB I Manajemen Proyek buku Ir. Ibrar MT

1.3.1         Fakultas Teknik dan Manajemen Industri - 1.3.1 SIKLUS PROYEK

Dari beberapa jenis proyek tersebut, tahapan kegiatan pada siklus proyeknya dapat berbeda karena pola penanganan dan pengelolaannya cukup berbeda. Siklus proyek menggambarkan urutan langkah – langkah sejak prose awal hingga proses berakhirnya proyek. Untuk lebih memahami tahapan kegiatan dalam siklus proyek, di bawah ini dijelaskan siklus proyek konstruksi, manufaktur dan proyek infrastruktur berdasarkan durasi waktu dan biaya yang harus dikeluarkan.
Download file docs : 1.3.1 Siklus Proyek 

Siklus Proyek Konstruksi

1.      Tahap Konseptual Gagasan : Tahapan ini terdiri atas kegiatan, perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan awal, indikasi awal dimensi, biaya dan jadwal proyek.

2.      Tahap Studi Kelayakan : Studi kelayakan dengan tujuan mendapatkan keputusan tentang kelanjutan investasi pada proyek yang akan dilaksanakan. Informasi dan data dalam implementasi perencanaan proyek lebih lengkap dari langkah diatas, sehingga penentuan dimensi dan biaya proyek lebih akurat lagi dengan tinjauan aspek sosial, budaya, ekonomi, finansial, legal, teknis dan administrative yang komprehensif.

3.      Tahap Detail Desain : Tahapan ini terdiri dari atas kegiatan, pendalaman berbagai aspek persoalan, design Engineering dan pengembangan, pembuatan jadwal induk dan anggaran serta menentukan perencanaan sumber daya, pembelian dini, penyiapan perangkat dan penentuan peserta proyek dengan program lelang.

4.      Tahap Pengadaan : Tahapan ini adalah memilih kontraktor pelaksana dengan menyertakan dokumen perencanaan, aturan teknis dan administrasi yang lengkap, produk tahapan detail desain. Dari proses ini diperoleh penawaran yang kompetitif dari kontraktor dengan tingkat akuntabilitas dan transparansi yang baik.

5.      Tahap Implementasi : Tahapan ini terdiri atas kegiatan, design engineering yang rinci, pembuatan spesifikasi dan kriteria, pembelian peralatan dan material, fabrikasi dan konstruksi, inspeksi mutu, uji coba, startup, demobilisasi dan laporan penutup proyek. Tujuan akhir proyek adalah mendapatkan kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja paling maksimal, dengan melakukan proses perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan dan pengendalian yang lebih cermat serta terperinci dari proses sebelumnya. Pada tahap ini kontraktor memiliki peran dominan dengan tujuan akihr sasaran proyek tercapai dan mendapatkan keuntungan maksimal. Peran pemilik proyek pada tahapan ini dilakukan oleh agen pemilik sebagai konsultan pengawas pelaksanaan, dengan tujuan mereduksi segala macam penyimpangan serta melakukan tindakan koreksi yang diperlukan.

6.      Tahap Operasi dan Pemeliharaan : Tahapan ini terdiri atas kegiatan operasi rutin dan pengamatan prestasi akhir proyek serta pemeliharaan fasilitas bangunan yang dapat digunakanuntuk kepentingan social dan ekonomi masyarakat. Biaya yang dikeluarkan pada tahap ini bersifat rutin dan nilainya senderung menurun dan pada tahap ini adanya pemasukan dana dari operasional proyek.

Gambar I.2 Siklus Proyek Konstruksi
Hasil Posting Saya 

Dari siklus proyek konstruksi pada Gambar I.2 terlihat bahwa sejak awal proyek, yaitu tahapan detail desai, biaya yang dikeluarkan terus meningkat hingga ke proses implementasi dengan periode waktu yang relative singkat dan saling berkaitan. Pada akhir siklus, biaya operasi dan pengeluarannya lebih kecil dari biaya sebelumnya, namun periode waktunya panjang sampai dengan sisa umur proyek keseluruhan.

Biaya paling besar yang harus dikeluarkan oleh pemilik proyek dari siklus di atas adalah pada tahapan implementasi. Kegiatan fisik pada tahap ini cukup banyak dan memakan banyak pengeluaran. Biaya yang kecil terjadi pada akhir proyek, tetapi adanya pemasukan dana pada pada kegiatan operasional dan pemeliharaan dalam rentang waktu yang panjang, karena pada masa ini adalah masa pemanfaatan fungsi proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek sekaligus masa pemeliharaan sampai dengan akhir umur proyek. Kendala proyek konstruksi yang sering menjadi permasalahan adalah pada masa desain dan pelaksanaan yang terkait juga dengan pengendalian. Bila fase ini tidak terencana dengan baik, maka kemungkinan umur penggunaan fasilitas proyek yang dibangun tidak sesuai dengan harapan.  
Download file docs : 1.3.1 Siklus Proyek 

Siklus Proyek Manufaktur

1.      Tahap Perumusan Gagasan : tahap ini terdiri atas kegiatan, perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan, indikasi dimensi proyek dan biaya serta jadwal.

2.      Tahap Detail Desain : Tahap ini terdiri atas kegiatan analisis fungsi dan premiliminary design terhadapproduk yang akan dibuat, design engineering terinci serta pengmbangan produk dengan acuan spesifikasi, kriteria dan gambar desin yang telah dibuat sebelumnya.

3.      Tahap Pengembangan dan Integrasi Sistem : Tahap ini melakukan studi dan pengembangan fasilitas dan peralatan yang akan digunakan lalu melakukan proses integrasi terhadap sistem.

4.      Membuat Prototipe : Sebelum produk akhir dihasilkan, biasnya dibuat prototype yang kemudian langsung diuji coba untuk mendapatkan masukan bagi kegiatan berikutnya.

5.      Manufaktur : Kegiatan tahap ini adalah melakukan pembelian material dan peralatan serta fabrikasi komponen produk untuk mempersiakan produksi massal.

6.      Perakitan dan Instalasi : Kegiatan ini terdiri atas merakit komponen komponen produk menjadi produk akhir, mengadakan tes, inspeksi danuji coba sebelum sampai ke konsumen.

7.      Promosi dan Pemasaran : Dilakukan agar produk manufaktur dapat dikenal dan dijual kepada masyarakat luas.

Dari Gambar I.3 siklus proyek manufaktur dibawah ini, terlihat bahwa biaya pengeluaran terbesar adalah untuk pembuatan prototype dan produksi massal barang, dimana kebutuhan bahan baku membutuhkan biaya pengeluaran yang sangat besar, sedangkan untuk pemasaran dan promosi dengan biaya maksimal relative rendah membutuhkan waktu panjang yang berkesinambungan sampai proyek selesai.

Gambar I.3 Siklus Proyek Manufaktur

Privatisasi proyek insfrastruktur dengan skema pembiayaan BOT, seperti telah dijelaskan sebelumnya, adalah untukmenjawab tantangan terhadap terbatasnya anggaran biaya dari pemerintah, peningkatan efektivitas dan efisiensi proyek, serta peningkatan akuntabilitas dan transparansi penyelenggaraan proyek kepada masyarakat luas. Pada mulanya pemerintah berperan penuh terhadap proses awal hingga akhir proyek. Namun karena banyak kelemahan, peran tersebut secara perlahan mulai dikurangi dan digantikan oleh swasta. 

Gambar I.4 Siklus Proyek Insfrastruktur

Peran pemerintah selanjutnya adalah memperketat pengawasan proyek serta mengeluarkan regulasi – regulasi yang sifatnya menjunjung tinggi penegakan hukum. Tujuannya agar iklim investasi dalam proyek  insfrastruktur lebih kondusif dan dapat meningkatkan pertumbuhan ekonomi di seluruh sektor menjadi lebih baik.

Proyek insfrastruktur biasanya digunakan untuk kepentingan yang lebih luas sebagai bagian dari pemenuhan pelayanan kepada publik. Karena itulah pihak swasta yang diberi kosesi untuk mengelolanya harus bertanggung jawab, pun dengan etika bisnis yang sehat dan akuntabilitas public yang bertanggung jawab. Gambar I.4 adalah salah satu contoh proyek insfrastruktur, yaitu proyek jalan tol yang menunjukan proses dan langkah – langkah awal hingga akhir, seperti dijelaskan di bawah ini.

SiklusProyek Insfrastruktur

1.      Tahap Konseptual Proyek : Tahapan ini biasanya pemerintah membuat rancangan konseptual untuk proyek jalan tol dengan mengacu kepada kebutuhan yang mendesak serta mempunyai cukup akses dengan jaringan jalan yang sudah ada. Pihak swasta dapat juga mengajukan proposal kepada pemetintah dengan pertimbangan teknis serta finasial yang cukup memadai.

2.      Tahap Promosi : Tahap promosi terdiri atas desain pendahuluan, evaluasi studi kelayakan dan penyerahan konsesi oleh pemerintah kepada pihak swasta yang diberi wewenang menyelenggarakan proyek dengan pertimbangan kesepakatan kedua belah pihak yang sudah memenuhi ketentuan yang berlaku.

3.      Tahap Detail dan Pengadaan :  Tahap ini adalah desain terperinci, terdiri atas kegiatan pendalaman berbagai aspek persoalan seperti : design engineering, pembuatan jadwal induk dan anggaran penyiapan perangkat dan peserta proyek untuk program lelang pelaksana konstruksi.  

4.      Tahap Konstruksi : Pelaksanaan konstruksi membutuhkan biaya sangat besar, pembiayaannya dapat diperoleh dari pasar modal atau pinjaman sindikasi bank atau dapat juga dengan penyertaan modal oleh Stake-holder lainnya.

Tahapan ini terdiri atas kegiatan pelaksanaan, aplikasi spesifikasi dan kriteria, pembuatan jadwal konstruksi yang sesuai dengan jadwal induk proyek, melakukan mobilisasi, inspeksi, uji coba, start-up dan demobilisasi. Sub – kontraktor dapat juga dipilihdengan ketentuanbagian dari konsorium yang dibentuk oleh pihak swasta.

5.      Tahap Operasi dan Pemeliharaan: Tahap ini pihak  swasta dapat bekerja sama dengan operator yang telah berpengalaman dalam hal pengoperasian jalan tol sebagai bagian dari konsorium proyek. Pihak operator melakukan kegiatan pemungutan biaya kepada masyarakat, pemeliharaan terhadap fasilitas proyek yang semuanya diawasi secara penuh oleh pihak konsorium dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran proyek dengan kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja yang paling maksimal.
Download file docs : 1.3.1 Siklus Proyek 

Gambar I.4 menunjukkan tahap – tahap kegiatan yang masing – masing dimulai dengan bobot pengeluaran kecil pada awal proyek, lalu periode bagian tengah pengeluaran makin meningkat hingga mencapai puncaknya. Kemudian pada akhir kegiatan cenderung menurun landai. Pada akhir siklus, biaya operasi dan pemeliharaan lebih kecil dari biaya sebelumnya, namun periode waktunya sangat panjang sampai dengan lama waktu konsesi. Pada periode ini biasanya perusahaan yang bertindak sebagai pengelola proyek diberi otoritas untuk memungut dana masyarakat yang besarnya proporsional dengan pelayanan yang diberikan. Biaya paling besar yang dikeluarkan oleh pemilik proyek dari siklus di atas adalah pada tahap konstruksi.

Melihat kecenderungan kurva parabola pada masing – masing kegiatan, dapat disimpulkan bahwa kurva tersebut, bila bobot biaya dibuat kumulatif, akan membentuk seperti kurva S dari HannumCurve. Dari seluruh tahap siklusproyek, terlihat sejakawal bahwa biaya yang dikeluarkan terus meningkat hingga ke proses konstruksi dalam waktu relative singkat. Pihak swasta memetik keuntungan pada periode operasional.    
Download file docs : 1.3.1 Siklus Proyek